Résumé de la mission
L’application développée sous FileMaker centralise les données de formations destinées aux professionnels de l’audiovisuel. Elle limite les coûts, facilite le suivi comptable et la conformité aux règles des ressources humaines. Afin de mieux gérer ses stages professionnels, Lapins Bleus Formation s’organise autour de deux logiciels micro. Un développement réalisé par Ima’Diff centralise les données administratives dans une base de données FileMaker ; il intègre le descriptif des sessions de formation, le suivi des frais, des factures, des matériels nécessaires, le tableau des payes et du contrat de chaque intervenant. En complément, un progiciel aide à réserver les salles, à bloquer les formateurs et à valider les participants. Ensemble, ces deux programmes apportent la réactivité nécessaire à notre équipe composée de six permanents et d’une centaine de formateurs experts », dépeint Sophie de Raed, chef de projet de Lapins Bleus Formation. Interrogé par téléphone, chaque permanent est ainsi capable de préciser comment évolue un dossier, si un stage est sur-réservé ou si son financement vient d’être obtenu. « Nous travaillons dans l’humain ; la formation se fait et se défait tout le temps. C’est pourquoi nous passons du temps sur les fonctionnalités et l’ergonomie de l’application ».
Traitements adaptés aux événements
L’application Ima’Diff offre une grande souplesse aux deux entités - d’assistance technique et de formation - composant Lapins Bleus Formation. Elle préconise fréquemment des actions adaptées aux derniers événements recueillis. Par exemple, lorsqu’un intermittent annule sa participation la veille d’un stage surbooké, le téléphone des stagiaires en attente s’affiche afin de trouver rapidement un remplaçant. En fin de mois, un tableau mensuel récapitule les interventions de chaque formateur, facilitant ainsi l’élaboration des contrats de prestations et l’édition des bulletins de paie. La société de formation d’Ivry-sur-Seine doit se plier aux aléas des professionnels de l’audiovisuel ainsi qu’aux contraintes juridiques des DRH (Directions des Ressources Humaines). « On nous demande, cinq ans après un stage parfois, l’attestation correspondante d’un stagiaire. Heureusement, l’application FileMaker est devenue notre mémoire ! » Grâce à la base de données, le nom du formateur, la date précise de la session et toutes les informations stockées par l’application Ima’Diff ressortent immédiatement.
Frais réduits et temps comptés
En dépit des évolutions fréquentes du planning des formations, l’analyse financière doit s’imposer en permanence. Chasse au gaspi et processus automatisés vont de paire. Le cahier des charges de l’application évolue sans cesse, avec les attentes et besoins exprimés chaque année. Pragmatique, Sophie de Raed cherche à éliminer, le plus possible, les doublons qui peuvent faire perdre du temps à ses collaborateurs. D’autres fonctionnalités demandées à Ima’Diff visent à optimiser le workflow ou la communication avec les clients, sans exiger plus de trois jours de programmation, le plus souvent. Le site web de Lapins Bleus Formation bénéficie du soutien de la base FileMaker pour la création des pages programmes et l’ensemble des pages dynamiques du site et les mises à jour du calendrier de formations. « À terme, j’aimerais mettre en place une solution de consultation sur mobile, éliminer les dernières redondances entre nos programmes, voire injecter nos descriptifs de formation dans une maquette InDesign pour éditer notre catalogue de formations », prévoit Sophie de Raed.
