Société de production indépendante, Les Films du Kiosque produisent des longs métrages de fiction depuis près de dix ans. La structure parisienne compte six salariés reliés aux professionnels du cinéma via Internet le plus souvent. « L’essentiel de notre travail a basculé vers un usage de messagerie électronique. C’est le cas de la validation de nos visuels, affiches, jaquettes, de petits médias vidéos. Internet est désormais notre outil de travail quotidien ; Il est fort utile pour nos recherches diverses aussi », révèle Coralie C., responsable de production et de post-production.
L’accès au réseau mondial et les partages de fichiers sont donc critiques pour tous les utilisateurs de la société. Le parc micro est constitué d’ordinateurs Apple sous MacOS et d’un PC sous Windows à la comptabilité. Tous les postes de travail sont rattachés au réseau local sans fil AirPort. Ils sont ensuite reliés au réseau mondial, via la box pro d’Orange, en fibre optique. Le très haut débit, en voie montante et descendante, facilite les échanges de volumineux fichiers audiovisuels. Il autorise une nouvelle organisation des sauvegardes, de la messagerie et du suivi des contacts. L’infogérance de ces services fait toute la différence : « Nous avons gagné en stabilité, confort et réactivité. En cas de pépin, un ingénieur technique Ima’Diff règle le problème directement, via une prise de contrôle à distance de l’ordinateur ».
Une base de données FileMaker Pro pour mieux suivre les relations
Bien que satisfaits du logiciel client de messagerie Entourage de Microsoft sur Mac, les salariés des Films du Kiosque ont atteint les limites de son carnet d’adresses et celles de la gestion de contacts sous TopAdresses et PalmDesktop, deux outils devenus perturbants : « Avec ces outils, nous avions parfois un mélange de fiches ou, pire, un effacement intempestif de contacts », se souvient Coralie. Pour passer à un outil plus stable, la PME se tourne vers son prestataire Ima’Diff et commande la création d’une base de données propre à son activité métier.
La nouvelle base fournit dorénavant les coordonnées de nos partenaire financiers, réalisateurs, comédiens et autres intermittents du spectacle avec qui la société travaille. Elle procure aussi plusieurs champs spécifiques au suivi des relations, comme le numéro de sécurité sociale, une catégorie technique et une catégorie « films » auxquels chacun participe.
Réalisée sous FileMaker Pro et réservée à l’usage interne, cette base de contacts contient quelques 5.000 noms importants. Certains salariés (via des autorisations spécifiques) peuvent y accéder rapidement, où qu’ils soient, via Internet. En fait, la gestion de contacts est maintenant hébergée chez Ima’Diff, sur un serveur iMac Mac mini server dédié. Du coup, le travail de groupe est facilité par une synchronisation régulière (plusieurs fois par jour) des contacts entre la base FileMaker et l’annuaire du serveur de messagerie Kerio Connect, également hébergé chez Ima’Diff. Chaque salarié dispose ainsi des dernières informations et des derniers contacts à jour.
Une sauvegarde externalisée limite la perte de données
Sur le réseau local, l’ordinateur iMac de Coralie fait office de serveur de fichiers pour tout le groupe de travail. La sauvegarde des fichiers partagés s’effectue via l’outil Time Capsule d’Apple. Chaque soir dorénavant, une image locale est répliquée vers le serveur dédié d’Ima’Diff : « Il y a quelques années, nous avons subi un cambriolage avec le vol de quelques uns de nos ordinateurs et de notre disque Time Capsule du bureau. Nous n’avions alors rien d’autre qu’une sauvegarde mensuelle reposant sur un disque amovible. Pour éviter de perdre à nouveau 3 ou 4 semaines de travail, nous avons choisi d’externaliser la sauvegarde auprès de notre hébergeur », justifie Coralie.
Cette solution améliore la reprise rapide d’activités et limite la perte des données. Néanmoins, la responsable de production poursuit sa procédure de sauvegarde sur disque externe, afin d’avoir toujours deux supports numériques disponibles hors du bureau. Du siège de l’entreprise, l’accès au réseau Internet par fibre optique fournit des échanges rapides et fiables, dans les deux sens. Le site Web de la PME n’est qu’une vitrine B2B : « Ce n’est pas un vecteur de communication grand public ni de commerce électronique de DVD. Les sorties et la promotion de nos films sont effectuées par des distributeurs à qui l’on cède les droits de distribution, charge à eux d’effectuer les efforts marketing », explique-t-elle. Derrière le serveur Web, Ima’Diff gère le nom de domaine pour la PME et procure « un bon service technique, sans perturbation. C’est particulièrement important le jour de sortie d’un film », souligne Coralie.
Une page professionnelle du site web permet aux collaborateurs de glisser un message à l’équipe et d’y attacher un fichier volumineux, aussitôt aiguillé vers une boîte ftp via un canal chiffré. « Cela nous permet de déposer un fichier de l’extérieur puis de le partager sur notre réseau local. Pour disposer d’un vrai espace de disque dur virtuel, nous allons nous pencher sur la question avec Ima’Diff. L’approche actuelle, via box.net, est intéressante mais le service est parfois interrompu et son interface est en Anglais. Nous voulons une solution plus professionnelle et surtout que nous puissions personnaliser en fonction de nos besoins », imagine déjà Coralie.
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