SUCCESS STORIES

Géré depuis Paris par la Direction Générale de l'Enseignement et de la Recherche (DGER), le Centre National d'Etudes et de Ressources en Technologies Avancées cherchait un outil de communication vertical pour relier ses établissements régionaux. Petit frère de l'Education Nationale, le CNERTA est centralisé à Dijon. Sa taille correspond à celle d'un rectorat, mais sa présence est bien plus large : les trois cents établissements sont répartis dans les départements de la métropole ainsi que dans les DOM-TOM. Placés loin de tout centre ville le plus souvent, les centres de formations et de perfectionnements se trouvent hors de portée du très haut débit. Comment favoriser la collaboration en ligne lorsqu'on cumule ces handicaps ?

" Nous nous sommes lancés dans les communications électroniques, très tôt et avec succès parce que nous ne nous sommes pas trompés en analysant nos familles d'utilisateurs ", se réjouit Philippe Duffourd, chargé de mission et responsable national de la messagerie Melagri.

Autour du programme FirstClass, une charte de bonne conduite a été instaurée. Plutôt qu'un règlement, elle suggère l'autodiscipline aux utilisateurs, notamment via la modération de chaque conférence par un professionnel du sujet traité. L'outil de communication a évolué, au fil des ans, du simple serveur BBS (Bulletin Board System) à l'outil de collaboration Web évolué.

Une conférence par discipline

À l'origine, le choix de l'outil de communication n'était pas fondé sur les fonctionnalités de coopération en réseau, encore rares sur les premières versions d'applications de groupe. La messagerie Internet était encore méconnue du grand public au milieu des années 90. Seuls quelques enseignants en mathématiques et en informatique exploitaient le réseau mondial, en levant les obstacles techniques eux-mêmes.

" Nous avions le secret espoir de fournir un outil de communication simple et d'activer, en parallèle, les réseaux en sommeil entre les régions. Par exemple, la mise en commun des savoir-faire pédagogiques devait concerner tous les secteurs pédagogiques, les professeurs d'histoire-géographie et de langues vivantes ". Le succès de tels échanges électroniques était déjà tangible sur plusieurs campus américains. Mais l'expérience était-elle reproductible en France, où les échanges reposent le plus souvent sur un dialogue en face à face ?

Il fallait " un outil assez convivial et très accessible ", reconnaît le chargé de mission, pour que les littéraires, les professeurs d'Education Physique et Sportive, mais aussi les infirmières et les équipes de restauration s'en emparent rapidement. À présent, tous ces utilisateurs manient l'outil FirstClass régulièrement. Un indicateur qui confirme le succès manifeste de FirstClass auprès des utilisateurs, sont les conférences spontanées qui sont apparues et qui favorisent l'insertion des handicapés ou le respect des normes d'hygiène et de sécurité dans les cantines scolaires.

Pour encourager l'utilisation des échanges électroniques dans les établissements, un principe a été édicté par Dijon : le profil d'utilisateur (le " Melagrien ") est créé à la demande de l'intéressé uniquement, sur la base du volontariat donc : " Cela évite l'absence de contribution aux forums de discussion en ligne, l'effet coquille vide ", recommande le responsable du projet.

Libre expression et transparence appréciées

Progressivement, les forums accueillent des propositions de cours, d'exercices, des corrigés, des remarques et quelques grognements parfois. " Les utilisateurs ont été rapidement convaincus de l'utilité du service. Ils apprécient la transparence de la communication sous FirstClass : chaque contribution donne accès à la carte de visite électronique de son auteur. Les collègues peuvent parler librement car ils se savent entre eux ".

L'augmentation du trafic devient nette le Week-End et après les heures de cours. Les professeurs préparent leurs présentations chez eux, se renseignent dans les forums puis récupèrent leurs supports pour l'imprimer dans l'établissement, avant le cours suivant. À présent, 40 000 messages sont échangés quotidiennement. Chaque " Melagrien " peut garder le contact avec ses pairs et avec les établissements qu'il connaît. Malgré l'ampleur du réseau, le service reste partout à taille humaine.

En pratique, la montée en charge des services en ligne " n'a pas posé de difficultés particulières ". Leur consultation s'effectue en salle des professeurs ou bien dans un espace réservé, une borne multimédia étant connectée au serveur de Dijon. La fonction d'agenda partagée est appréciée par les équipes des directions d'établissements, en particulier. " En travaillant sur l'agenda électronique, les utilisateurs ont la possibilité d'inscrire simplement les collaborateurs à une réunion. Le regroupement de plusieurs personnes au travers de listes partagées restant commun aux conférences électroniques et à l'agenda, c'est un gage de gain de temps ".

Avec des utilisateurs très dispersés sur un vaste territoire, " il faut une solution simple et pratique. Quatre-vingt dix pourcent des Melagriens utilisent le client FirstClass en semaine. Mais, le week-end, l'usage du Web mail augmente, jusqu'à 50%, car les utilisateurs se connectent de chez eux ".

Administration allégée

La gestion des contenus incombe à Philippe Duffourd, tandis que les serveurs requièrent pour leur exploitation, une seule personne à temps plein. Cette dernière assure la supervision des sous-ensembles de stockage, de la passerelle Internet et de la sécurité (antivirus et antispam).

L'infrastructure réseau évolue pour procurer davantage d'économies et de meilleurs temps de réponse. Composée initialement de liens Rnis (Numeris), elle retient maintenant de plus en plus de liaisons ADSL, déployées par les cellules informatiques régionales qui peuvent en bénéficier.

En héritage du serveur BBS et des liaisons asynchrones à bas débit, les échanges électroniques sous FirstClass bénéficient d'une compression avancée et de scripts réduisant le trafic réseau. D'autres applications commerciales ou même une solution à base de logiciels libres auraient exigé davantage de débit, et davantage de supervision humaine : " nous aurions fait des puristes heureux avec linux, mais une majorité de collègues sont réfractaires au niveau technique exigé[...] En dépit de la faculté de travailler hors connexion, nous avons fait le choix d'un fonctionnement exclusif en mode connecté. Après examen, la majorité des utilisateurs a estimé que nous avions fait le bon choix, pour des raisons de confidentialité ".

La solution de travail collaboratif atteint maintenant son rythme de croisière. Le développement des conférences est stable, sans reflux, note le chargé de mission : " Nous ouvrons et fermons des forums régulièrement. Depuis 1998, les membres modérateurs se renouvellent tous les 2 ans en moyenne, en fonction des mutations et du rythme de vie de l'organisation ".