ProjEvent, notre progiciel de gestion de projet spécialement conçu pour les agences événementielles
ProjEvent pour la conduite de projet
ProjEvent est une solution dédiée aux agences événementielles,
conçue pour piloter la gestion de projets. ProjEvent gère
vos contacts, relations clients, projets, budgets, ressources
humaines, facturation, etc. Notre Progiciel de Gestion Intégré
permet une meilleure maîtrise de vos activités de production et optimise
vos processus de gestion.
Les points forts
Développée en étroite collaboration avec des professionnels
du secteur, ProjEvent est la seule solution qui apporte des réponses
aux besoins concrets des agences événementielles. ProjEvent intègre
à la fois l’ensemble des fonctions de votre agence, comme la gestion
des ressources humaines ou la gestion financière, mais aussi l’ensemble
de votre activité comme la gestion de projet.
Les atouts
Développée sous FileMaker, ProjEvent est une solution riche en fonctionnalités, puissante, multiplate-forme, qui peut être utilisée par 1 à 250 utilisateurs. Son interface simple et intuitive permet à n’importe quel utilisateur peu expérimenté dans la gestion de projets de maîtriser rapidement l'outil et ses fonctionnalités.
Les avantages
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Un gain de productivité instantané par l’automatisation de tâches répétitives et la rationalisation des processus internes.
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Un gain de temps : la solution est constituée de plusieurs modules qui partagent une même base de données ce qui évite les saisies multiples. Lorsqu’une donnée est entrée dans le système, elle est automatiquement diffusée dans les autres modules qui en ont besoin.
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La cohérence et l’homogénéité des informations.
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L’intégrité et l’unicité du système d'information.
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La communication interne et externe est facilitée.
ProjEvent, le Pilote des agences événementielles
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LA SYNTHÈSE DE PROJET
Les informations essentielles à la gestion d’un dossier sont
réunies dans la Synthèse de projet. Elle renseigne sur le
client, le format du dossier : soirée, séminaire, convention…,
la phase de vie dans laquelle il se trouve : brief, recommandation,
production…, les contacts clients et les équipes qui interviennent
sur le projet.
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LA GESTION FINANCIÈRE
ProjEvent présente une synthèse des budgets vendus et des dépenses courantes. Pour chaque dossier en production, vous pouvez affecter un budget, créer des dépenses et générer des bons de commande, DUE, salaires et notes de frais. Un indicateur de budget vous permet de suivre et anticiper les dépenses, un échéancier vous renseigne sur les factures à émettre.
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L'ANNUAIRE
ProjEvent organise la gestion de contacts selon les profils Client, Fournisseur, Équipe interne et Free-lance.
L’annuaire permet d’accéder à des informations stratégiques selon la qualification de vos Contacts. Vous pouvez éditer facilement courrier, fax, étiquettes et générer des e-mailings.
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Les principales fonctionnalités
Gestion de la Relation Client
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Base sociétés et annuaire contacts partagés : clients, équipes internes, free-lance
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Gestion et historique des actions commerciales & marketing : e-mailing, déjeuners, vœux, …
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Reporting CA généré par client avec évolution sur plusieurs années
Gestion de la Relation Fournisseur
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Annuaire fournisseurs partagé
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Qualification par secteur (vidéo, effets spéciaux, matériel de tournage, Webagency,…)
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Gestion et historique des achats
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Reporting CA généré par fournisseur avec évolution sur plusieurs années
Gestion de projets
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Carte d’identité : date, format, équipes clients et équipes internes affectées au projet
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Gestion des différents cycles de vente : brief, appel d’offres, recommandation, production
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Reporting/Synthèse : dossiers en attente, en cours, reportés, rejetés, gagnés,…
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États et statistiques : listes des briefs N-1/N-2, tableaux de bord CA/marge (pour productions en cours, en facturation & clôturées), suivi par Chef de projet, ...
Gestion de compétences & ressources humaines
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Base ressources internes et free-lance
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Qualification : service, fonction
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Gestion des compétences (langues, …)
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Renseignements état civil
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Historique des dossiers gérés
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Contrats de travail et DUE
Gestion comptable
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Facturation
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Suivi des règlements
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Informations financières
Contrôle de Gestion
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Gestion des frais des collaborateurs
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Gestion des dépenses (prévisionnelles et réelles)
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Indicateur budgétaire
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Chiffre d’affaires et marge dégagée
Autres fonctionnalités
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Recherches multicritères
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Exports
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Imports
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Interaction e-mail : pour envoi de commandes, e-mailing, …
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Modèle de courriers, fax, étiquettes
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Gestion des droits d’accès selon les profils
Configuration système, minimum requis
Mac OS X 10.4.8, Windows XP Professionnel, Windows Vista Edition intégrale.
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